Das GDD Prinzip

Mein aktuelles Projekt neben der Uni ist das StartUp Weekend Zürich. Da unser Team aus Studenten von unterschiedlichen Universitäten der Schweiz und Deutschland besteht leben wir so zu sagen die Teamarbeit 2.0. Schon an der eigenen Universität stets einen Termin zu finden der allen passt ist selbst mit Doodle eine Herausforderung. Wenn dazu noch eine geographische Unnahbarkeit kommt wird eine Zusammenarbeit schnell sehr sehr schwierig.

Meine Erfahrungen aus vergangenen Teamarbeiten ist vor allem: je einfacher desto besser. Ob Basecamp oder Zoho – alles habe ich probiert und muss als Resultat leider sagen: für mich völlig ungeeignet. Diese Tools bieten eine unglaubliche Anzahl an Funktionen und übersehen aus meiner Sicht vielfach die Usability. Wenn ich eine große Schulung für eine Software brauche zweifle ich bereits an dessen nutzen. Dies mag nicht für Unternehmen gelten, aber sicherlich für Teamarbeiten im kleineren Rahmen.

Email - Google Docs – Zoho – Google Docs

Die klassische Kurve für die Nutzung von Teamsoftware ist aus meiner Erfahrung: Email - Google Docs – Zoho – Google Docs. Man beginnt damit die einzelnen Dateien per Email zu verschicken und stellt schnell fest, dass man eine unglaubliche Anzahl an Versionen hat. Der Überblick und die Nutzerfreundlichkeit ist weg und man muss Ordnung ins Chaos bringen. Also beginnt man die Daten auf Google Docs ein zu tragen und zu „sharen“. Das geht gut und jeder kann live daran arbeiten. Man arbeitet effizient aber irgendwie – nicht professionell genug. Man möchte sich ja optimal organisieren. Also wechselt man auf Profisoftware wie Zoho. Dort kann man zudem auch noch Arbeitszeiten eintragen. Nun geht mehr Zeit drauf die Software zu verwalten, als für die eigentliche Teamarbeit. Man trägt Arbeitszeiten, Dokumente, Updates ein. Jeder gibt Informationen ein, wenige lesen sie. Ein klassischer Information overload! Nach dieser Stufe will man zurück zu Einfacherem; aber nicht in die Steinzeit. Also landet man wieder bei Google – um einige Erfahrungen reicher – um viel Zeit ärmer.

Das GDD

Daher arbeite ich nun mit multigeographischen Teams nach dem GDD Prinzip. Google, Dropbox, Doodle. Mehr braucht man nicht. Dateien die ständig von unterschiedlichen Menschen bearbeitet werden müssen werden per Google Docs erstellt. Dateien die fertig sind und nur wenig Bearbeitung bedürfen und zudem eine vernünftige Formatierung brauchen werden auf Dropbox gespeichert. Wenn es dann darum geht wann man das nächste Skypemeeting hat greift man zuletzt noch auf Doodle zurück.
Mehr braucht kein Team. Einfach, schnell, effizient.
Das Problem? Ganz einfach: man muss sich auf sein Team verlassen können. Man kann nicht kontrollieren wer was wann macht. Zoho wäre dafür besser!